Après avoir été longtemps laissé aux spécialistes, l’aménagement des espaces de travail est désormais un sujet grand public. Attractivité des talents, bien-être des salariés ou qualité de vie au travail sont autant de phénomènes qui posent la question et qui challenge la notion de « Bureau ». La crise sanitaire que nous traversons n’a fait qu’accélérer ce phénomène, jusqu’alors encore confidentiel.

« Comme à la maison », Co-Working, Management Agile… les concepts popularisés ne manquent pas. Aujourd’hui connus dans leurs grands principes, ces concepts se sont imposés aux entreprises, leur demandant ainsi de l’adaptation.

 

Passé de 80% à moins 60% en seulement quelques années, le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail a drastiquement diminué. Les entreprises, petites et grandes, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce phénomène. Le flex office en est un, plébiscité par de nombreux grands groupes.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la crise actuelle du coronavirus ne dépeuple pas les bureaux. Elle a cependant un impact sur la vision que les chefs d’entreprises ont de leur espace. En effet, la qualité de l’espace de travail et son utilisation quotidienne par des salariés ayant désormais inclus le télétravail dans leurs pratiques, changent la donne ! Le flex office prend alors, aujourd’hui plus que jamais, tout son sens et s’invite dans nos bureaux.

 

Voici un focus sur cette nouvelle organisation de l’espace et des conditions de travail, dont on a déjà beaucoup entendu parler.

 

Flex office, desk sharing… Qu’est-ce que c’est ?

Le flex office est une nouvelle forme d’attribution des postes de travail pour les salariés. Dans un fonctionnement classique : le salarié à un poste fixe attribué, qu’il soit en open-space ou dans un bureau fermé. En flex office, l’espace de travail est réparti en fonction des usages. Le salarié ira donc dans la zone qui convient le mieux à la tâche qu’il doit mener.

Typiquement un espace de travail optimisé pour le flex office est pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales. Cela induit une répartition des espaces entre salons de travail confortables, salles de réunions connectés, phone boxes, etc.

En flex office, la « nomadisation » des salariés est donc directement liée à leur activité et leur humeur du moment.

« Le desk sharing désigne le fait de ne pas avoir de bureau attitré et donc, d’avoir un bureau partagé »

 

Dans la pratique, comment fonctionne le flex office ?

À l’heure de la crise sanitaire, le flex office devient une aide à l’organisation du travail

On peut se demander avec l’arrivée de la crise sanitaire, si le flex office en entreprise est toujours viable. En effet, le respect des gestes barrières en pleine pandémie est obligatoire, ce qui rend difficile le changement de poste rapide entre plusieurs travailleurs.

 

Télétravail et migrations

Ainsi, un autre aspect du flex office se développe à vitesse “grand V” aujourd’hui : la démocratisation du télétravail. Il est favorisé pour son côté pratique et il permet de respecter le protocole sanitaire de chaque entreprise. De plus, il permet d’apporter de meilleures conditions de travail aux salariés, avec par exemple la baisse de la durée des migrations pendulaires et l’augmentation du temps personnel de chaque télétravailleur.

Adéquation surface de bureau et besoins.

Bien adapté, le flex office permet l’adéquation entre présence humaine et mètres carrés utilisés. De nombreuses entreprises (petites et moyennes) peuvent ainsi adapter leurs espaces à leurs effectifs et réduire leurs charges immobilières. Une économie parfois non négligeable en ces temps difficiles…

Logistique et efficacité

Enfin, l’adéquation flex office et télétravail est idéale. L’occupation des bureaux n’étant pas fixe, le bureau devient un lieu de rencontre et répond aux nécessités logistiques (meetings, réunions d’équipe en physique). Aucun espace n’est personnalisé : il peut être soigneusement désinfecté. Les distances entre les postes de travail utilisés peuvent également être davantage respectées.

Une réponse aux nouveaux modes de travail : vers la fin des bureaux attitrés ?

Le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution. Ce mode de répartition des postes de travail est la traduction, dans le secteur de l’immobilier de bureau, d’un phénomène beaucoup plus global : le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage.

On peut donc extrapoler et supposer que dans le futur, les bureaux attitrés disparaîtront. Cela se fera au profit d’autres modes de consommation des espaces de travail, comme le flex office.

 

Les avantages et les risques du flex office

Les avantages

Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Mécaniquement, cela fait baisser les charges et les loyers immobiliers dédiés à l’espace de travail. Significatif, quand on constate que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Un boost pour la productivité et la créativité : le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !

Quant à la productivité : choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Or, l’on sait que la QVT a un impact direct sur l’amélioration de la productivité.

Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, l’on rencontre toujours de nouvelles personnes de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise.

 

Moins de contraintes, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs favorise les échanges entre équipes transverses. C’est idéale pour gagner en agilité et travailler en mode projet.

 

Les risques

Moins de personnalisation : pas de bureau attitré

C’est aussi moins de décoration personnelle, à moins de les stocker et les transporter chaque jour de son casier à son poste de travail.

 

L’organisation est de rigueur :

le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes au préalable, réserver un poste un espace de coworking (en cas de télétravail), trouver le bon spot en amont, etc. Malgré son apparente liberté, l’organisation en flex office doit rester rigoureuse !

Sous-estimer le taux d’occupation :

Certaines entreprises se sont lancées dans le flex office en misant sur un taux de remplissage trop faible, ce qui a surchargé les espaces de travail. Un écueil à éviter… Passer au flex office nécessite donc une réflexion préalable importante.

 

Les exemples de réussites : plusieurs grands groupes qui ont réussi leurs transitions vers le flex office

Axa est récemment passé au flex office. La transition semble être un succès, notamment parce que l’entreprise est parvenue au préalable à se digitaliser et s’équiper en conséquence.

Une révolution douce et progressive pour Axa, qui préconise aujourd’hui l’agile working”.

 

Le cas d’école : BNP Paribas a très largement opté pour le flex office, avec une réflexion entamée en 2016.

Bouygues Immobilier a transformé son siège social d’Issy-les-Moulineaux pour le faire passer au flex office en 2017. Les premiers retours sont encourageants, l’espace ayant été pensé comme un créateur de lien.

 

À l’heure où, nous entre-apercevons une sortie de crise sanitaire, comment les entreprises repensent « l’après-covid ».

En matière de tendances au travail, Google est de ceux qui les font naître. C’est à la firme de Mountain View que l’on doit notamment le concept des « campus » si chers aux start-up. Alors quand Google dévoile les futurs aménagements de ses bureaux, on se dit que ça mérite le coup d’œil.

Tandis qu’aux débuts de la pandémie, les géants du web promettaient un télétravail généralisé pour les années à venir, ceux-ci reviennent sur leurs déclarations. Chez Google, on s’attend à un « retour à la normale » pour septembre. L’occasion pour la firme de dévoiler au New York Times les coulisses de ses bureaux repensés spécialement pour l’après-pandémie.

 

Répondre aux attentes des nouvelles générations sur le marché de l’emploi.

Les nouveaux aménagements de Google ne sont pas que le fait de la pandémie. L’entreprise s’est entourée de sociologues spécialisés sur les jeunes générations. L’objectif : se concentrer sur les attentes des lycéens d’aujourd’hui en matière d’apprentissage et de socialisation pour mieux les recruter demain. Et il semble que la bonne solution soit « un mix entre Ikea et Lego ».

 

S’adapter au télétravail…

Même si Google compte bien sur le retour des équipes en présentiel, la firme se rend compte que le défi est de taille : plus de 100 000 personnes travaillent chez Google, et 70% sont favorables au télétravail. Pour les réunions hybrides, Google imagine des espaces façon « feu de camp », où l’on s’assoie en demi-cercle autour d’une caméra 360 qui permet aux gens à distance d’en profiter comme s’ils étaient là ; ou des « flex » bureaux à badger, capables de reconnaître qui les utilise afin de garder en mémoire les préférences de chaque personne, même celles qui ne viennent qu’occasionnellement.

 

… et au présentiel

Mais le but de l’opération est tout de même de permettre le retour à la vie en communauté, tout en s’adaptant aux contraintes et nouvelles donnes de la pandémie. Ainsi, des espaces en plein air voient le jour sous des sortes de « tipis » (dotés de Wi-Fi, bien entendu). Les toilettes sont aussi repensées : moins de lavabos, urinoirs et toilettes et plus d’équipements dotés de capteurs qui ne requièrent pas d’être touchés directement.

 

Dire ciao aux vieux maux du bureau

Enfin, Google entend répondre aux petites frustrations quotidiennes du bureau avec beaucoup plus d’adaptabilité et de personnalisation. Le lieu n’est plus figé. Besoin d’un grand espace ? Les murs sont démontables. Besoin d’un peu d’intimité ? Un robot vient gonfler une cloison entre vous et votre collègue.

L’entreprise a même trouvé le moyen de résoudre le conflit persistant de la température… avec des climatiseurs personnels qui peuvent être installés directement au niveau des bureaux.

 

L’hybridation à grande échelle

Le mot d’ordre, cher à toutes les entreprises de la Silicon Valley, c’est l’hybridation. Selon les termes de Sundar Pichai, PDG de Google, c’est l’occasion de tester le modèle hybride à (très) grande échelle. « Aucune entreprise de notre envergure n’a créé d’espace de travail complètement hybride. Ça va être intéressant d’essayer. »

 

Et en France alors ? L’enjeu va être de trouver les entreprises spécialisées en aménagement de travail capables d’avoir cette longueur d’avance sur les optimisations à apporter aux espaces de travail prenant en compte ces nouveaux enjeux sanitaires et sociétaux. C’est là la spécificité de notre client Groupe Optim et de ses filiales qui conçoivent, réalisent et livrent des espaces de travail intelligents pensés comme de véritables lieux de vie où se mêlent intelligence artificielle, enjeux écologiques et sanitaires.

Pour découvrir le Groupe Optim direction leur site internet : https://groupeoptim.fr ou le compte LinkedIn @groupeoptim

 

Enfin, si vous avez envie de nous parler de vos aspirations professionnelles, nous sommes à votre écoute et nous avons sûrement une opportunité à vous proposer. Contactez l’une de nos experts en recrutement : contact@we-search.fr